Neles Oyj:n osakkeenomistajien kokous pidettiin keskiviikkona 22. kesäkuuta, 2022, kello 10.

Yleistä tietoa

Neles Oyj:n (“Neles” tai “Yhtiö”) sulauduttua 1.4.2022 Valmet Oyj:öön Yhtiön osakkeenomistajat kutsuttiin osakeyhtiölain 16 luvun 17 §:n mukaiseen osakkeenomistajien kokoukseen. Kokous pidettiin keskiviikkona 22. kesäkuuta 2022 klo 10.00 Hilton Helsinki Airport hotellissa osoitteessa Lentäjänkuja 1, 01530 Vantaa. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitettiin klo 9:15. Osakkeenomistajien kokous järjestettiin ainoastaan suomeksi.

Koronaviruksen aiheuttaman tartuntariskin pienentämiseksi kokoukseen osallistuvien Yhtiön hallituksen ja johtoryhmän jäsenten lukumäärää rajoitettiin. Osakkeenomistajille suositeltiin äänestämistä ennakkoon kokouspaikalla tapahtuvan osallistumisen sijasta.

Dokumentit ja ohjeet liittyen osakkeenomistajien kokoukseen ovat saatavilla tällä sivustolla. 

  1. Kokouksen avaaminen
  1. Kokouksen järjestäytyminen
  1. Pöytäkirjan tarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
  1. Kokouksen laillisuuden toteaminen
  1. Läsnäolevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
  1. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen esittäminen ajanjaksolta 1.1.–31.3.2022 (lopputilitys) sekä niihin liittyvän tilintarkastuskertomuksen esittäminen
  1. Lopputilityksen vahvistaminen
  1. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
  2. Kokouksen päättäminen

Osallistuminen osakkeenomistajien kokoukseen

Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua osakkeenomistajien kokoukseen on Neleksen viimeisillä osakkeenomistajilla, eli osakkeenomistajilla, jotka oli rekisteröity viimeisen Neleksen osakkeen kaupankäyntipäivän päättyessä 31.3.2022 Euroclear Finland Oy:n pitämään Neleksen osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity Yhtiön osakasluetteloon.

Osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua osakkeenomistajien kokoukseen tulee ilmoittautua Yhtiölle viimeistään 16.6.2022 klo 14 mennessä. Ilmoittautumisen on oltava perillä ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Osakkeenomistajien kokoukseen voi ilmoittautua 1.6.2022 klo 10 alkaen:    

Ilmoittautuminen on päättynyt 16. kesäkuuta, 2022 klo 14.

 

a) täyttämällä sähköisen lomakkeen.

tai   

b) kirjeitse osoitteeseen Neles Oyj, Osakkeenomistajien kokous, PL 304, 01301 Vantaa.  

 

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus tai Y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Yhtiölle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain osakkeenomistajien kokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Yhtiön tietosuojaseloste on nähtävissä osoitteessa www.neles.com/fi/tietosuoja/.  

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa. 

 

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistaja  

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua osakkeenomistajien kokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi ollut oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään Neleksen osakasluetteloon viimeisen Neleksen osakkeen kaupankäyntipäivän päättyessä 31.3.2022.  Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 17.6.2022 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi osakkeenomistajien kokoukseen.  

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjan antamista ja äänestämistä, ja osakkeenomistajien kokoukseen ilmoittautumista.  

Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröityjen osakkeiden omistaja, joka haluaa osallistua osakkeenomistajien kokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti Yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä. 

 

Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat  

Osakkeenomistajien kokoukseen ilmoittautunut osakkeenomistaja saa osallistua osakkeenomistajien kokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä.  

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. 

Jos osakkeenomistaja osallistuu osakkeenomistajien kokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava ne osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa. 

Mahdollisista valtakirjoista pyydetään kertomaan ilmoittautumisen yhteydessä ja valtakirjat pyydetään toimittamaan sähköpostitse osoitteeseen jatta.nylund@valmet.com ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Osakkeenomistajan asiamiehen on varauduttava esittämään valtakirja myös osakkeenomistajien kokouksessa

Yhteisöomistaja voi käyttää myös sähköistä Suomi.fi-valtuuttamispalvelua perinteisen valtakirjan sijaan. Tällöin yhteisö valtuuttaa nimeämänsä valtuutetun Suomi.fi-palvelussa osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet käyttämällä valtuusasiaa ”Yhtiökokouksessa edustaminen”. Euroclear Finland Oy:n yhtiökokouspalvelussa valtuutetun tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella ja sen jälkeen sähköinen valtuus tarkistetaan automaattisesti. Vahva sähköinen tunnistaminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisätietoja suomi.fi/valtuudet –sivustolla.  

Valtakirja

Osakkeenomistajille suositellaan äänestämistä ennakkoon tässä esitetyllä tavalla. 

Osakkeenomistaja, jolla on suomalainen arvo-osuustili, voi äänestää ennakkoon tiettyjen osakkeenomistajien kokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 1.6.2022 klo 10:00 – 16.6.2022 klo 14:00 välisenä aikana.  

Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeuttaan tai oikeuttaan vaatia äänestystä osakkeenomistajien kokouksessa ja hänen mahdollisuuttaan äänestää ennakkoäänestyksen alkamisen jälkeen mahdollisesti muuttuneen asiakohdan osalta saatetaan rajoittaa, ellei hän saavu itse tai asiamiehen välityksellä paikalle osakkeenomistajien kokoukseen.

Ennakkoäänestys on mahdollista tällä sivustolla olevan ilmoittautumislinkin kautta. Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys on päättynyt 16. kesäkuuta, 2022 klo 14.

Henkilöomistajien osalta sähköinen ennakkoäänestäminen edellyttää suojattua vahvaa tunnistautumista ja osakkeenomistaja voi rekisteröityä ja äänestää kirjautumalla sisään henkilökohtaisilla suomalaisilla pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella. 

Yhteisöomistajien osalta ei vaadita vahvaa sähköistä tunnistamista. Tunnistautuakseen yhteisöomistajan on kuitenkin ilmoitettava arvo-osuustilinumero ja muut vaaditut tiedot. Mikäli yhteisöomistaja käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuutta, ilmoittautuminen edellyttää valtuutetulta vahvaa sähköistä tunnistamista, joka toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

Sähköisen äänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla tämän sivuston kokousmateriaaleissa.

Tärkeitä päivämääriä liittyen osakkeenomistajien kokoukseen 2022

Sulautumisesta kertovalle sivulle